Factuur niet betaald? Zo krijg je als ondernemer je geld alsnog binnen

Een klant die niet betaalt, pak je het best aan met een vaste werkwijze: eerst zelf aanmanen, daarna de vordering uit handen geven. Hoe eerder je die stappen zet, hoe groter de kans dat je geld daadwerkelijk binnenkomt. Ook op Voorne-Putten hebben zzp’ers en mkb-bedrijven geregeld met wanbetalers te maken, en wie te lang afwacht, maakt het zichzelf onnodig moeilijk.

Waarom snel handelen loont

Hoe ouder een factuur, hoe kleiner de kans op betaling. Een debiteur met geldproblemen heeft vaak meerdere schuldeisers, en wie het eerst druk zet, krijgt in de praktijk vaak het eerst betaald. Wacht je maanden, dan kan het bedrijf van je klant intussen zijn gestopt of failliet verklaard. In dat geval sta je achteraan in de rij en blijft er voor jou meestal weinig over.

Spreek daarom met jezelf een vast ritme af. Bijvoorbeeld: een herinnering een week na de vervaldatum en een laatste aanmaning twee weken later. Zo voorkom je dat een openstaande post stilletjes blijft liggen.

Eerst zelf: herinnering en aanmaning

Begin vriendelijk, maar wees duidelijk. Een betalingsherinnering met een nieuwe termijn is vaak al genoeg, want veel facturen blijven liggen door slordigheid en niet door onwil. Betaalt de klant daarna nog steeds niet, dan stuur je een formele aanmaning. Daarin stel je een laatste termijn en kondig je aan dat je de zaak anders uit handen geeft.

Lever je aan particulieren, dan ben je verplicht eerst een zogeheten veertiendagenbrief te sturen voordat je incassokosten in rekening mag brengen. Die brief geeft de klant veertien dagen de tijd om alsnog te betalen zonder extra kosten. Sla je die stap over, dan kun je de incassokosten later niet verhalen.

Uit handen geven: incassobureau of incasso-advocaat?

Levert je aanmaning niets op, dan is uit handen geven de logische vervolgstap. De bekendste route is het incassobureau: dat stuurt namens jou aanmaningen en belt de debiteur na. Voor veel zaken werkt dat prima. Een incassobureau heeft alleen beperkte juridische bevoegdheden: weigert de debiteur hardnekkig te betalen, dan moet er alsnog een gerechtelijke procedure volgen.

Een incasso-advocaat kan in dat geval wél zelf doorpakken. Zo behandelt advocatenkantoor e-Legal uit Rotterdam incasso voor ondernemers in heel Nederland op basis van No Cure No Pay: levert de zaak niets op, dan betaal je niets. Dat verlaagt de drempel om een vordering uit handen te geven in plaats van te laten verstoffen.

Wat een advocaat extra kan

Een advocaat beschikt over drukmiddelen die een incassobureau mist. Een incasso-advocaat mag onder meer:

• Beslag laten leggen op bijvoorbeeld de bankrekening of voorraad van de debiteur

• Een gerechtelijke procedure starten om betaling af te dwingen

• Het faillissement van de debiteur aanvragen

Alleen al de aankondiging van zo’n stap zet veel wanbetalers in beweging. Een brief van een advocaat weegt voor een debiteur nu eenmaal zwaarder dan de zoveelste aanmaning, omdat de vervolgstap direct klaarstaat.

e-Legal benadrukt dan ook dat het een advocatenkantoor is en geen incassobureau. Het kantoor hielp inmiddels ruim 17.000 klanten en wordt door opdrachtgevers beoordeeld met een 9,6. Een zaak indienen kan online in enkele minuten, en volgens het kantoor wordt een incasso die vóór 16:00 uur binnenkomt dezelfde werkdag nog opgepakt.

Houd je debiteurenbeheer op orde

Voorkomen blijft makkelijker dan innen. Leg je betalingstermijn vast in je algemene voorwaarden en factureer direct na levering, zodat er geen discussie ontstaat over afspraken. Stuur standaard een herinnering zodra de vervaldatum verstrijkt: klanten merken snel of een leverancier het nauw neemt met betalingen.

Blijft betaling daarna uit, dan is snel uit handen geven verstandig. Zo houd je de druk op de ketel en voorkom je dat een openstaande factuur uitgroeit tot een afschrijving die je winst raakt.