De inspecteur der archieven

De archiefinspecteur is misschien wel de minst bekende medewerker van een archiefdienst en dus ook van het Streekarchief. Dat is verklaarbaar omdat hij zich weinig bezig houdt met de publiekstaken en hij niet vaak op de voorgrond zal treden bij een evenement. Maar de onbekendheid is niet helemaal terecht, want hij speelt een zeer belangrijke rol in de vorming van de collectie van het Streekarchief.

Toekomstige generaties zullen hem dankbaar zijn voor het werk dat hij achter de schermen doet. Daarom wil ik hem aan u voorstellen: Alexandre van den Berg is per 1 februari in dienst getreden als fulltime archiefinspecteur van Voorne-Putten. Hij onderhoudt het contact met de gemeenten die op termijn hun archieven zullen overbrengen naar het Streekarchief en is daar feitelijk het gezicht van de archiefdienst. Het contact is niet vrijblijvend en heeft een tweeledig doel: enerzijds de overheidsadministratie te optimaliseren en anderzijds het te bewaren gedeelte daarvan - vaak niet meer dan 20% - over te (laten) brengen naar het Streekarchief.

Voor de gemeenten is dat natuurlijk slechts bijzaak: zij willen hun huidige archief goed op orde hebben en voldoen aan wet- en regelgeving. Jaarlijks brengt de inspecteur verslag uit aan de colleges van b&w, waarin hij schetst hoe het gesteld is met het archief- en informatiebeheer binnen de gemeente. Het college is namelijk verantwoordelijk voor een goed archiefbeheer en moet de gemeenteraad uitleggen waarom er bijvoorbeeld geld wordt gereserveerd voor een nieuw computersysteem of waarom de kluisruimte niet langer voldoet. Gelukkig gaan de twee opdrachten prima samen: een goede selectie begint met een goede archivering. De inspecteur is weliswaar een vooruitgeschoven post, maar wel één die ook de gemeenten ten goede komt.

Aart van der Houwen (aa.vander houwen@streekarchiefvp.nl)